سامانه داشبورد جلسات کب اداره معماری ACD
عنوان کامل پروژه
سامانه داشبورد جلسات کب اداره معماری
نام اختصاری
ACD(Architectural Cab
Dashboard)
نام کارفرما
همراه اول
سال تولید
1403
زمینه محصول
داشبورد مدیریت و مانیتورینگ
توصیف محصول
سامانه داشبورد مدیریت جلسات کب اداره معماری برای ثبت و مدیریت جلسات کب و مانیتورینگ نتایج جلسات تهیه شده است. با استفاده از این سامانه، اداره معماری جلسات کب برگزار شده بین این اداره و پیمانکاران مختلف را در سامانه درج و نتایج آن را ثبت مینماید. بر اساس دادههای هر جلسه، این سامانه اقدام به محاسبه Workload استاندارد هر پیمانکار نموده و مغایرت بین زمان اعلامی و زمان استاندارد را تشخیص میدهد. همچنین در نهایت داشبورد مدیریت سامانه میتواند نمودارهائی از تجمیع جلسات کب تهیه کرده و روند زمانهای اعلامی و زمانهای تائید شده استاندارد را ترسیم نماید. کارشناسان و مدیریان اداره معماری با استفاده از این داشبورد مدیریت میتوانند مقدار زمانهای صرفه جوئی شده را محاسبه و مشاهده نمایند.
کاربردهای سامانه
- ثبت فعالیتهای انجام شده توسط پیمانکاران به تفکیک جلسات پری کب و کب
- محاسبه زمانهای استاندارد بر اساس Workload
- تشخیص مغایرت بین زمانهای استاندارد محاسبه شده و زمانهای اعلامی پیمانکار
- مشاهده سوابق جلسات، پروژهها و پیمانکاران
- داشبورد مدیریت از نمودارهای وضعیت زمانهای اعلامی و استاندارد در طول زمان به تفکیک پیمانکار، کارشناس معماری و جلسه برگزار شده
ویژگیهای سامانه
- ماشینحساب محاسبه خودکار زمانهای استاندارد بر اساس Workload
- تشخیص مغایرت بین زمان اعلامی و زمان محاسبه شده استاندارد
- داشبورد مدیریت از نمودارهای پیمانکاران، جلسات و کارشناس معماری
- قابلیت تعریف پیمانکار، پروژه و جلسات
- قابلیت پیوست کردن مستندات پروژه و جلسات به سامانه جهت حفظ سوابق
تاریخچه داشبورد مدیریت جلسات در جهان
داشبورد مدیریت جلسات بهعنوان ابزاری برای ساماندهی، پیگیری و تحلیل جلسات کاری، در طول تاریخ توسعه خود دچار تغییرات و پیشرفتهای متعددی شده است. این ابزار از اواسط قرن بیستم تا امروز، از ابزارهای ساده کاغذی به نرمافزارهای پیشرفتهای که امروزه استفاده میشوند، تکاملیافته است.
دوران پیش دیجیتال (قبل از دهه ۱۹۸۰)، جلسات بهصورت دستی با تقویمهای کاغذی و تابلوهای برنامهریزی مدیریت میشد که فرایندی زمانبر و خطاپذیر بود.
دهه ۱۹۸۰، با ظهور کامپیوترهای شخصی، نرمافزارهای ابتدایی مانند Lotus Notes برای برنامهریزی جلسات طراحی شدند که امکان ثبت زمانبندی و ارسال یادآوریها را فراهم میکردند.
دهه ۱۹۹۰، با گسترش اینترنت، ابزارهای تحت وب مانند Google Calendar و Microsoft Outlook ارائه شدند که دسترسی آنلاین و هماهنگی تیمی را آسانتر کردند.
دهه ۲۰۱۰، داشبوردهای هوشمند و یکپارچه مانند Trello و Asana معرفی شدند که امکاناتی مانند پیگیری وظایف، تحلیل عملکرد جلسات و ایجاد گزارشهای مدیریتی ارائه میکردند.
دهه ۲۰۲۰، با گسترش دورکاری، ابزارهایی مثل Zoom و Google Meet با امکاناتی چون ثبت خودکار صورتجلسه، اشتراکگذاری اسناد و تحلیل بازدهی جلسات به کار گرفته شدند.
تاریخچه داشبورد مدیریت جلسات در ایران
داشبوردهای مدیریت جلسات در ایران بهعنوان بخشی از تحول در فناوری اطلاعات و نیازهای مدیریتی سازمانها و شرکتها، مسیر تکاملی قابلتوجهی را پشت سر گذاشتهاند. این تاریخچه نشاندهنده تأثیر مستقیم پیشرفتهای جهانی و بومیسازی فناوری برای پاسخگویی به نیازهای خاص ایرانیان است. در ادامه به بررسی تاریخچه و روند توسعه این ابزارها در ایران میپردازیم.
دوران سنتی (قبل از دهه ۱۳۸۰)، مدیریت جلسات بهصورت دستی با تقویمهای کاغذی و صورتجلسات مکتوب انجام میشد. هماهنگی و پیگیری دشوار و زمانبر بود.
دهه ۱۳۸۰، نرمافزارهای خارجی مانند Microsoft Outlook وارد سازمانهای پیشرو شدند. این ابزارها امکاناتی مانند زمانبندی و ارسال یادآوری را ارائه میدادند، اما چالشهایی نظیر وابستگی به زبان انگلیسی و محدودیتهای اینترنت داشتند.
دهه ۱۳۹۰، توسعه نرمافزارهای بومی آغاز شد. ابزارهایی مانند اتوماسیونهای اداری (فراگستر و دیدگاه) باتوجهبه نیازهای داخلی و زبان فارسی طراحی شدند. این نرمافزارها امکان مدیریت جلسات، ثبت صورتجلسات و پیگیری وظایف را فراهم کردند.
دهه ۱۴۰۰، رشد ابزارهای آنلاین و هوشمند داخلی مانند سامانههای ابری مدیریت جلسات، با قابلیتهایی نظیر تحلیل دادههای جلسات، هماهنگی خودکار و امنیت بالا، در میان سازمانها رایج شد.
هدف از تولید محصول
همراه اول، از تولید سامانه داشبورد مدیریت جلسات کب اداره معماری اهداف زیر را دنبال میکند:
- اطلاع مدیران سطح بالا و میانی واحد معماری از وضعیت کلی پیمانکاران، پروژهها و عملکرد کارشناسان معماری
- محاسبه Workload بر اساس استاندارد قراردادی با پیمانکاران
- اطلاع از روند میزان کار اعلامی پیمانکاران و میزان تأیید شده
- ثبت و نگهداری اطلاعات کارکردی پیمانکاران به تفکیک پروژه و جلسات انجام شده
این ماژول بخشی از سامانه است که وظیفه نمایش اطلاعات کلی و خلاصه شده از وضعیت عملکرد کلی پیمانکاران، پروژهها و عملکرد کارشناسان معماری را بر عهده دارد. از ویژگیهای مهم این ماژول UI خاص مدیریتی، اطلاعرسانی حداکثری با یک نظر دیدن و سادگی فهم آن است.
کاربرد این ماژول در اطلاعرسانی به مدیران سطح بالای اداره معماری از وضعیت کلی پیمانکاران، پروژهها و عملکرد کارشناسان معماری است. این اطلاعرسانی بهگونهای است که حداکثر دادهها در حداقل زمان و با فهم سریع و ساده باید اتفاق بیفتد چرا که مدیران اغلب زمان و حوصله و حتی نیاز به اطلاعات جزئیات نداشته و برای آنها کلیات و اهم وقایع اولویت دارد.
وظیفه این ماژول دریافت فایل اکسل ثبت اطلاعات جلسات و بارگذاری آن در سامانه میباشد. همراه با بارگذاری اطلاعات جلسات، اطلاعات کاربران سامانه، اطلاعات پیمانکاران، پروژهها، تعریف جلسات جدید و … نیز به صورت خودکار بر اساس فایل جلسات انجام میشود.
کاربر از طریق صفحه مربوطه فایل اکسل جلسات را به سامانه معرفی مینماید. سامانه ابتدا اطلاعات کاربران(کارشناسان معماری) را بررسی و کاربران جدید را تشخیص داده و به سامانه معرفی مینماید. پس از آن پروژههای جدید نیز به همین روش شناسائی و در سامانه اضافه میشوند. همچنین سامانه جلسات جدید را تشخیص داده و به سامانه اضافه مینماید. پس از این مراحل سامانه اطلاعات جلسات شامل پروژه بحث شده، فعالیتهای اعلامی، زمان فعالیتهای اعلامی و زمانهای تائید شده را از فایل به سامانه منتقل مینماید.
وظیفه این ماژول ثبت جلسات اداره معماری با پیمانکاران و نیز درج اطلاعات هر جلسه شامل پروژه موردبحث، فعالیتهای انجام شده و زمان آنها و همچنین زمان تأیید شده و سایر اطلاعات جلسه است.
کارشناسان اداره معماری پس از انجام جلسات با پیمانکاران، اطلاعات مطرح شده در جلسه را از طریق این ماژول به سامانه معرفی میکنند. در حین ورود اطلاعات، سامانه از اشتباهات احتمالی کارشناس جلوگیری خواهد نمود، به عنوان مثال از ثبت ساعت تائید شده بیشتر از ساعت اعلامی پیمانکار جلوگیری خواهد کرد. همچنین مانع ثبت اطلاعات پروژههائی خواهد شد که مرتبط با آن پیمانکار نمیباشد.
این ماژول بخشی از سامانه است که تعاریف پایه سامانه، پیکرهبندی و تنظیمات سامانه را بر عهده دارد. مواردی همچون تعریف پیمانکاران، تعریف پروژهها، تعریف کاربران سامانه، تعریف نقشها و تخصیص نقش به کاربران در این ماژول قرا میگیرند.
از طریق این ماژول اطلاعات پایهای سامانه شامل پیمانکاران، پروژهها، کاربران، دسترسیها و … در سامانه تعریف میشوند. کاربر ادمین سامانه، ابتدا کارشناسان اداره معماری را به عنوان کاربر تعریف و دسترسیهای آنها را مشخص میکند. سپس پیمانکاران مرتبط با اداره معماری و پروژههای جاری اداره تعریف مینماید.
وظیفه این ماژول محاسبه ساعت کارکرد استاندارد پیمانکار در هر نوع فعالیت بر اساس موافقتنامه از پیش تعین شده است.
کارشناسان اداره معماری ابتدا جداول کارکرد استاندارد را برای هر نوع از فعالیت در سیستم تعریف مینمایند. در زمان ثبت اطلاعات جلسات سامانه با توجه به توافقنامه موجود و نوع کارکردهای اعلامی پیمانکار، اقدام به محاسبه زمان کارکرد استاندارد مینماید. از این طریق میتوان مغایرت بین کارکرد استاندارد و کارکرد اعلامی پیمانکار را بررسی نمود.
مزیتهای رقابتی محصول (نسبت به سایرین)
- دارابودن نمودارهای متنوع در خصوص داشبورد مدیریت
- کاربری آسان
- انعطاف بالا در استفاده برای انواع پیمانکار و پروژه
